4. Sistem Office Automation

Office automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Tujuan dari office automation ialah :

Ø  Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi.

Ø  Menaikkan produktifitas.

Ø   Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi.

Ø  Mengurangi penghentian kerja.

Ø  Pengurangan biaya peralatan.

Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :

·         Manajer

·          Profesional

·          Sekretaris

·         Pegawai Administratif

Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :

·         Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

·         Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.

·          Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

·          Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

·         Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan.